한국하이쿠연맹 온라인 회의실은 회원이 홈페이지에서 회의 공지를 확인하고, 참석 여부를 선택하며, Google Meet을 통해 온라인 회의에 참여할 수 있도록 마련된 서비스입니다.
회의가 종료된 뒤에는 회의 안건에 대한 온라인 투표에도 참여할 수 있습니다.
온라인 회의실에서는 다음 기능을 이용할 수 있습니다.
예정된 온라인 회의 확인
회의 일시와 주요 안건 확인
참석 / 불참 / 미정 선택
Google Meet 회의실 입장
회의 후 안건 투표 참여
회의 요약 및 회의록 확인
온라인 회의실은 단순히 화상회의 링크만 제공하는 기능이 아니라, 회의 전 공지 확인부터 회의 후 안건 투표까지 한 번에 진행할 수 있는 회원용 회의 참여 공간입니다.
온라인 회의실은 한국하이쿠연맹 홈페이지에 로그인한 뒤 이용할 수 있습니다.
접속 방법은 다음과 같습니다.
한국하이쿠연맹 홈페이지에 접속합니다.
회원 로그인을 합니다.
내 페이지로 이동합니다.
내 페이지 안의 온라인 회의실 또는 온라인 회의 관련 안내 카드를 선택합니다.
등록된 회의 목록을 확인합니다.
회의 공지 이메일을 받은 경우에는 이메일 안의 회의 상세 보기 버튼을 눌러 바로 회의 상세 화면으로 이동할 수도 있습니다.
온라인 회의실에 들어가면 현재 등록된 회의 목록이 표시됩니다.
각 회의 카드에는 다음 정보가 표시됩니다.
회의 제목
회의 상태
회의 일시
회의 유형
참석 대상
주요 안건 수
나의 참석 응답 상태
투표 안건 여부
회의 목록에서 참여하고자 하는 회의의 상세 보기 버튼을 누르면 회의 상세 화면으로 이동합니다.
회의 상세 화면에서는 해당 회의에 대한 자세한 정보를 확인할 수 있습니다.
주요 확인 항목은 다음과 같습니다.
회의명
회의 일시
회의 유형
참석 대상
회의 안내문
주요 안건
Google Meet 입장 버튼
참석 여부 선택
회의 후 안건 투표 버튼
회의에 참여하기 전에는 먼저 회의 안내문과 주요 안건을 확인하는 것이 좋습니다.
회의 상세 화면 오른쪽 또는 하단에는 참석 여부를 선택하는 영역이 있습니다.
선택할 수 있는 항목은 다음 세 가지입니다.
참석
불참
미정
본인의 상황에 맞게 하나를 선택한 뒤 참석 여부 저장 버튼을 누릅니다.
저장이 완료되면 화면에 다음과 같은 안내가 표시됩니다.
“참석 여부가 저장되었습니다.”
이후 회의 상세 화면에는 나의 응답 상태가 표시됩니다.
예시:
나의 응답: 참석
나의 응답: 불참
나의 응답: 미정
참석 여부는 회의 전까지 변경할 수 있습니다.
불참을 선택하거나 회의 전에 의견을 남기고 싶은 경우, 참석 여부 선택 영역의 의견 입력란을 사용할 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 내용을 남길 수 있습니다.
부득이한 일정으로 참석이 어렵습니다.
회의 자료를 사전에 확인하겠습니다.
안건 2번에 대해 의견을 남깁니다.
회의 후 결과를 확인하겠습니다.
입력한 내용은 관리자에게 회의 운영 참고 자료로 활용될 수 있습니다.
회의 상세 화면에 Google Meet 주소가 등록되어 있으면 Google Meet 입장 버튼이 표시됩니다.
회의 시간이 가까워지면 해당 버튼을 눌러 온라인 회의실로 이동합니다.
입장 절차는 다음과 같습니다.
회의 상세 화면에서 1부 Google Meet 입장 버튼을 누릅니다.
Google Meet 화면이 열립니다.
마이크와 카메라 권한을 확인합니다.
현재 기기로 참여할지 선택합니다.
회의실에 입장합니다.
회의가 1부와 2부로 나누어 운영되는 경우, 휴식 후 2부 Google Meet 입장 버튼을 통해 다시 참여할 수 있습니다.
원활한 회의 참여를 위해 다음 사항을 확인해 주세요.
회의 시작 전 인터넷 연결 상태를 확인합니다.
노트북, 스마트폰, 태블릿 등 사용할 기기의 배터리를 확인합니다.
마이크와 카메라 권한을 허용합니다.
주변 소음이 큰 경우 마이크를 음소거합니다.
발언할 때만 마이크를 켜는 것이 좋습니다.
회의 중 화면 공유나 채팅 기능은 진행자의 안내에 따릅니다.
Google Meet 접속이 원활하지 않을 경우, 회의 상세 페이지로 돌아가 다시 입장 버튼을 눌러 접속할 수 있습니다.
회의 시작 전에는 관리자가 직전 재공지 메일을 보낼 수 있습니다.
직전 재공지 메일에는 회의 상세 화면으로 이동할 수 있는 버튼이 포함되어 있습니다.
메일을 받은 경우 다음 순서로 이용하면 됩니다.
이메일을 엽니다.
회의 안내 내용을 확인합니다.
회의 상세 보기 버튼을 누릅니다.
홈페이지 회의 상세 화면에서 Google Meet 입장 버튼을 누릅니다.
회의 후 투표가 필요한 안건이 있는 경우, 회의 상세 화면에 회의 안건 투표 버튼이 표시됩니다.
투표 방법은 다음과 같습니다.
회의 상세 화면에서 회의 안건 투표 버튼을 누릅니다.
투표 화면에서 안건 내용을 확인합니다.
각 안건에 대해 하나를 선택합니다.
찬성
반대
기권
필요한 경우 의견을 입력합니다.
투표 저장 버튼을 누릅니다.
투표가 저장되면 화면에 다음 안내가 표시됩니다.
“투표가 저장되었습니다.”
투표는 회의에서 상정된 안건에 대한 회원의 의사를 확인하기 위한 절차입니다.
각 선택의 의미는 다음과 같습니다.
해당 안건에 동의하는 경우 선택합니다.
해당 안건에 동의하지 않는 경우 선택합니다.
찬성 또는 반대 의사를 명확히 표시하지 않고, 투표 참여 기록만 남기고자 할 때 선택합니다.
온라인 회의실의 투표는 중복투표를 허용하지 않습니다.
한 회원은 하나의 안건에 대해 최종 투표 1건만 남길 수 있습니다.
다만 투표 후 다시 선택을 변경할 수 있습니다.
이 경우 새로운 투표가 추가되는 것이 아니라, 기존 투표가 수정됩니다.
예시:
처음 선택: 찬성
다시 선택: 반대
최종 결과에는 반대 1건만 반영됩니다.
따라서 투표를 수정하더라도 중복으로 집계되지 않으며, 마지막으로 저장한 선택만 최종 결과에 반영됩니다.
회의가 끝난 뒤 관리자가 회의 요약이나 회의록을 등록하면, 회원은 회의 상세 화면에서 해당 내용을 확인할 수 있습니다.
확인할 수 있는 내용은 다음과 같습니다.
회의 주요 내용
논의된 안건
결정 사항
후속 조치
투표 안내
회의에 참석하지 못한 회원도 회의 상세 화면을 통해 회의 내용을 확인할 수 있습니다.
회의 공지 이메일을 받은 회원은 다음 순서로 이용하면 됩니다.
회의 공지 이메일을 확인합니다.
회의명, 일시, 안건을 확인합니다.
이메일 안의 회의 상세 보기 버튼을 누릅니다.
홈페이지 회의 상세 화면으로 이동합니다.
참석 여부를 선택합니다.
회의 시간이 되면 Google Meet 입장 버튼을 누릅니다.
회의 후 필요한 경우 안건 투표에 참여합니다.
이메일을 통한 참여는 가장 빠른 회의 참여 방법입니다.
회의 공지 이메일을 찾기 어려운 경우, 홈페이지의 내 페이지에서 온라인 회의실로 이동할 수 있습니다.
이용 순서는 다음과 같습니다.
한국하이쿠연맹 홈페이지에 로그인합니다.
내 페이지로 이동합니다.
온라인 회의실 카드를 선택합니다.
회의 목록에서 해당 회의를 찾습니다.
상세 보기 버튼을 눌러 회의 상세 화면으로 이동합니다.
홈페이지에 로그인한 뒤 내 페이지에서 온라인 회의실로 이동하여 회의 목록을 확인할 수 있습니다.
메일이 도착하지 않은 경우 스팸함이나 프로모션함도 함께 확인해 주세요.
회의 상세 화면에서 다시 선택한 뒤 참석 여부 저장 버튼을 누르면 수정됩니다.
관리자가 아직 Google Meet 주소를 등록하지 않았거나, 회의 정보가 수정 중일 수 있습니다.
잠시 후 다시 확인하거나 관리자 안내를 기다려 주세요.
투표가 필요한 안건이 없거나, 관리자가 아직 투표 안건을 열지 않은 상태일 수 있습니다.
아닙니다. 다시 투표하면 기존 투표가 수정됩니다.
최종 결과에는 마지막으로 저장한 선택 1건만 반영됩니다.
회의 운영 방침에 따라 다를 수 있습니다.
관리자가 투표를 열어둔 경우, 회의 상세 화면에서 안건을 확인한 뒤 투표할 수 있습니다.
온라인 회의실을 이용할 때는 다음 사항을 지켜 주세요.
회의 공지 내용을 사전에 확인합니다.
참석 여부를 가능한 한 미리 선택합니다.
Google Meet 입장은 회의 시작 전에 미리 준비합니다.
회의 중에는 진행자의 안내에 따릅니다.
투표는 신중하게 선택합니다.
의견 입력란에는 회의와 관련된 내용만 작성합니다.
다른 회원의 의견을 존중합니다.
온라인 회의실에는 회의 일정, 참석 여부, 투표 결과 등 회의 운영에 필요한 정보가 저장될 수 있습니다.
회원은 다음 사항에 유의해 주세요.
회의 링크를 외부에 임의로 공유하지 않습니다.
회의 자료나 회의 내용을 무단으로 배포하지 않습니다.
투표는 본인의 의사에 따라 직접 참여합니다.
다른 사람의 계정으로 참석 여부를 선택하거나 투표하지 않습니다.
회의 정보는 한국하이쿠연맹의 회의 운영과 기록 관리를 위해 사용됩니다.
온라인 회의실 이용 흐름은 다음과 같습니다.
홈페이지 로그인
→ 내 페이지 또는 이메일을 통해 온라인 회의실 접속
→ 회의 목록 확인
→ 회의 상세 보기
→ 참석 여부 선택
→ Google Meet 입장
→ 회의 참여
→ 회의 후 안건 투표
→ 회의 요약 및 결과 확인
온라인 회의실은 한국하이쿠연맹 회원들이 온라인으로 회의에 참여하고, 회의 후 안건에 대한 의견을 체계적으로 반영하기 위한 공간입니다.
회원 여러분께서는 회의 공지를 확인한 뒤 참석 여부를 선택해 주시고, 회의 당일에는 Google Meet을 통해 회의에 참여해 주시기 바랍니다.
회의 후 투표가 진행되는 경우, 각 안건을 확인한 뒤 신중하게 투표해 주시기 바랍니다.
